Jak zorganizować produktywny KICK-OFF projektu?

„Zaczynamy nowy projekt! Wow - podobno skomplikowany! Będzie go robiło 5 konstruktorów!” Taka ekscytacja nowym tematem do zaprojektowania to coś zupełnie normalnego. Szczególnie kiedy mamy ambitny i ciekawy nowych rzeczy dział konstrukcyjny. Jednak w całej tej euforii nie można zapomnieć o twardej inżynierskiej metodyce.

Projekty - a szczególnie te duże - muszą utrzymywać odpowiednie tempo, a kolejne etapy powinniśmy kończyć zgodnie z założonym harmonogramem (oczywiście jeśli nie zaskoczy nas jakaś totalna rewolucja). Dlatego bardzo ważne jest to, jak zaczynamy każdy nowy projekt.

Najczęściej początkiem pracy nad projektem jest tzw. kick-off. To tam dowiadujemy się, co zostało sprzedane i co trzeba skonstruować. Właśnie takie spotkanie może dobrze lub słabo zacząć projekt. Od niego w dużej mierze zależy motywacja zespołu, początkowe tempo prac i utrzymanie projektu w budżecie oraz harmonogramie.

W tym artykule postaram się przybliżyć Wam, co moim zdaniem jest ważne podczas kick-offa, jak się do niego przygotować oraz jak go poprowadzić.

1. Przygotowanie

Może to nieoczywiste, co zaraz napiszę, ale do kick-offa przygotowany powinien być nie tylko sprzedawca czy kierownik projektu - ale również konstruktor i członkowie zespołu. Idealnie, jeśli np. kilka dni wcześniej wiesz o nowym temacie, masz dostępną ofertę, może jakiś szkic sprzedażowy. To pozwala poświęcić 30–40 minut na wstępną analizę, identyfikację zagrożeń oraz zapisanie pierwszych pytań do poruszenia na spotkaniu.

Jeśli na kick-offa każdy przyjdzie przygotowany, zespół odniesie same korzyści:

• ⏱️ Spotkanie pójdzie sprawnie
• ⚠️ Znajdziemy więcej potencjalnych zagrożeń
• 📊 Lepiej oszacujemy etapy w harmonogramie
• 🤝 Każdy będzie miał poczucie, że od niego zależy powodzenie

2. Agenda

Doświadczony inżynier projektu doskonale wie, że spotkanie - tym bardziej kick-off - bez agendy tak naprawdę mija się z celem.

Na przestrzeni mojej przygody z projektowaniem i zarządzaniem wypracowałem kilka głównych punktów, które powinny być poruszone podczas startu projektu. Osobiście mam w OneNote zakładkę KICK-OFF i tam mam wypisane standardowe tematy do poruszenia:

Omówienie tych punktów w moim odczuciu już na początku buduje pogląd konstruktora na to, jakich rozwiązań poszukiwać, których dostawców wybierać oraz na czym musi skupić się od zaraz, a co może poczekać.

Jak konkretnie policzyć czas do harmonogramu, opisałem w artykule o metodach szacowania czasu projektowania.

Wspólne napisanie harmonogramu podniesie świadomość sytuacyjną zespołu, ale i też poczucie odpowiedzialności - w końcu sami go stworzyliśmy, coś zadeklarowaliśmy.

Jeśli jest to możliwe, na takim spotkaniu warto zidentyfikować, które moduły będą proste do zaprojektowania, a które będą kluczowe i trudne. Pozwoli to odpowiednio rozłożyć siły na początku. Przy okazji od razu widać, gdzie warto trzymać budżet, a gdzie nie opłaca się oszczędzać.

3. Jasny podział ról i zadań

Turbo ważna kwestia. Najgorzej, jeśli zespół wie, że ma zrobić maszynę, ale nie do końca wie, kto co dokładnie ma zrobić. Dlatego w trakcie kick-offa musi przyjść moment, w którym przyporządkujemy: rolę lidera 🧑‍✈️, osadzimy ludzi do konkretnych modułów 🛠️, wyznaczymy sklejacza layoutu 🗺️, osobę do kontaktu z klientem ☎️ i tak dalej.

4. Podsumowanie i utrzymanie rytmu

Jak każde spotkanie, dobry kick-off kończy się wysłaniem podsumowania do uczestników 📝. Warto mieć skrybę, który na bieżąco zapisuje podnoszone kwestie. Oczywiście przed wysłaniem podsumowanie trzeba trochę zredagować, żeby konstruktorzy-wzrokowcy mieli wyróżnione kluczowe informacje.

Co dalej? Utrzymaj tempo! ⏰

Już podczas kick-offa warto ustalić sposób komunikacji i częstotliwość kolejnych spotkań. Dzięki temu, że powiecie sobie o tym głośno, każdy będzie widział, do kiedy musi coś przygotować albo zadać pytania.

Wdrażasz kick-offy u siebie w dziale i coś nie chce zaskoczyć? Napisz - chętnie podpowiem, co u mnie zadziałało, a co okazało się ślepą uliczką. Kontakt znajdziesz w zakładce Usługi.