Dobrze oszacuj czas projektowania
- Masz spotkanie kick-off i pada pytanie: ile czasu zajmie koncepcja, ile projekt szczegółowy, a ile dokumentacja?
- Rozmawiasz z klientem i pada pytanie, ile czasu zakładacie na projektowanie.
- Prowadzisz zespół projektowy i musisz oszacować, jak długo zajmie faza projektowania.
Jeśli już w życiu zderzyłeś się z tymi sytuacjami, to pewnie czujesz ten dreszcz emocji i burzę, która pojawia się w głowie: „Wygląda prosto…”, „Ale jak coś się wysypie…?”, „A jeśli tylko wygląda prosto…?”, „Hmmm… 3 tygodnie, albo nie… powiem 4, żeby mieć zapas”.
Generalnie oszacowanie czasu projektowania - o ile nie bazujemy na jakimś standardowym portfolio produktowym firmy - to naprawdę duże wyzwanie. Tak naprawdę koszt projektowania jest jednym z większych przy ofertowaniu danej instalacji (piszę o tym szerzej przy równowadze między budżetem a jakością), a o ile czas produkcji czy montażu jesteśmy w stanie relatywnie łatwo oszacować, o tyle czas projektowania to bardzo często jedna wielka niewiadoma.
W tym artykule postanowiłem przedstawić Wam cztery metody estymacji. Oczywiście polecam z nich korzystać hybrydowo i dostosowywać tę hybrydę do danego projektu - o czym na samym końcu.
Metoda 1: Oszacuj jako ekspert
Posiadając zespół inżynierów konstruktorów, z reguły mamy w nim ekspertów w różnych zakresach: transportery, układy kartezjańskie, automatyczne montaże, paletyzacje itd. Szacując czas projektowania w dużym temacie, który podzielony jest już na jakieś części, warto skorzystać z ich wiedzy i doświadczeń. Mówiąc prosto: estymacja na bazie doświadczenia ekspertów.
| ✅ Zalety | ❌ Wady |
|---|---|
| Szybko, bez skomplikowanych arkuszy | Mocno subiektywna - jeżeli danych rzeczy nie będzie jednak projektował gość, który oszacował czas, może być to spory problem |
| Uwzględnia dużo zagrożeń i buforuje na nie czas | Bez twardych danych typu arkusz kalkulacyjny trudno wybronić założenia przed np. klientem |
| Idealna przy projektach niestandardowych |
Metoda 2: Znajdź analogię w przeszłości
Często zdarza się, że już kiedyś „coś podobnego” projektowaliśmy. Mamy wtedy (jako firma) dobrą bazę do estymacji. Może nie są to jakieś super standardy, ale czas spędzony wtedy na koncepcji i stworzeniu fundamentalnych założeń został już poświęcony - teraz można bazować na danych historycznych.
| ✅ Zalety | ❌ Wady |
|---|---|
| Szybka, sensowna, oparta na realnych danych z przeszłości | Wymaga bazy danych (lub dobrej pamięci) |
| Świetna przy typowych projektach - standardowe stoły montażowe, przenośniki, ramy | Trzeba uważać na „pozorne podobieństwa” - mała różnica w projekcie może oznaczać dużą różnicę w czasie |
Metoda 3: Estymacja parametryczna
Jeśli Twój zespół jest doświadczony i w miarę na tym samym poziomie, jeśli chodzi o wiedzę i umiejętności, możesz pokusić się o stworzenie pewnych parametrów. Oszacuj, ile zajmuje średnio projektowanie jednej części, tworzenie rysunku 2D, spotkania w historycznych projektach. Możesz wtedy stworzyć model na zasadzie:
| ✅ Zalety | ❌ Wady |
|---|---|
| Bardzo trafna przy projektach powtarzalnych | Musisz mieć dane - najlepiej z wielu projektów |
| Umożliwia szybkie przeliczenia scenariuszy typu „a co, jeśli dodamy 20% więcej części?” | Trudna do zastosowania przy prototypach i pierwszych wdrożeniach |
Metoda 4: Estymacja trzech scenariuszy (PERT)
Z projektowaniem jak z ludźmi - są optymiści, są pesymiści i są realiści (tutaj powinien być żart o tym, jakim otworem stoi świat przed każdym z nich, ale do brzegu).
Czas projektowania szacuj dla 3 scenariuszy:
- a - optymistyczny (wszystko idzie idealnie)
- b - pesymistyczny (sypie się wszystko)
- m - najbardziej prawdopodobny
Następnie użyj wzoru:
| ✅ Zalety | ❌ Wady |
|---|---|
| Uwzględnia niepewność | Trochę więcej roboty - każde zadanie to trzy wartości |
| Daje bardziej „życiowe” terminy | Trzeba dobrze znać możliwe scenariusze, żeby te szacunki miały sens |
| Przydatna przy prezentacjach dla klienta lub kierownika projektu |
🧩 Jak to wygląda w prawdziwym życiu?
Najlepiej stosować te metody hybrydowo. Jeśli się dokładnie nad tym zastanowić - one naprawdę płynnie mogą się przenikać!
Na przykład:
- Na początku: ocena ekspercka + analogia
- Po dopracowaniu zakresu: parametryczna
- Dla ryzykownych etapów: PERT
Same szacunki spisujemy zwykle na spotkaniu kick-off - tam też najłatwiej wyłapać moduły, które trzeba wycenić ostrożniej.
Jeśli masz własny sposób na estymację - albo projekt, w którym szacunek rozjechał się z rzeczywistością tak, że do dziś to pamiętasz - chętnie posłucham. To temat, w którym najwięcej uczymy się od siebie nawzajem.
Najczęstsze pytania
Jaki jest wzór PERT na szacowanie czasu?
E = (a + 4m + b) / 6, gdzie a to scenariusz optymistyczny, b pesymistyczny, a m najbardziej prawdopodobny. Metoda uwzględnia niepewność i daje bardziej życiowe terminy, ale wymaga trzech wartości dla każdego zadania.
Którą metodę wybrać na początku projektu?
Na starcie najlepiej sprawdza się ocena ekspercka połączona z analogią do wcześniejszych projektów. Po dopracowaniu zakresu warto przejść na estymację parametryczną, a dla najbardziej ryzykownych etapów zastosować PERT.
Dlaczego czas projektowania jest trudniejszy do wyceny niż produkcja?
Czas produkcji i montażu da się oszacować względnie łatwo, bo opiera się na powtarzalnych operacjach. Projektowanie, o ile nie bazuje na standardowym portfolio produktowym firmy, za każdym razem zawiera element niewiadomej.
